سال‌هاست که مایکروسافت اکسل به عنوان یکی از ابزارهای مهم در جهان شناخته می‌شود و میلیون‌ها نفر به استفاده از آن پرداخته‌اند. با این حال، هنوز افرادی هستند که به تازگی به استفاده از این نرم‌افزار پرکاربرد روی آورده‌اند. چه برای کار، تحصیل یا مصارف شخصی، شروع کار با اکسل ممکن است کمی چالش‌برانگیز باشد. به همین دلیل، کلاس‌های آموزش اکسل در مراکز آموزشی و به صورت آنلاین برگزار می‌شود. اگر امکان شرکت در این کلاس‌ها را ندارید، نگران نباشید؛ ما در این مقاله به شما کمک خواهیم کرد. 

اگر با نرم‌افزار اکسل آشنا نیستید یا به تازگی شروع به کار با آن کرده‌اید، این مقاله را از دست ندهید. 

مایکروسافت اکسل چیست؟ 

اکسل به طور ساده یک نرم‌افزار صفحه‌گسترده است. این نرم‌افزار با استفاده از سلول‌ها در ستون‌ها و سطرها، به مدیریت و سازماندهی داده‌ها و انجام محاسبات مختلف می‌پردازد. شما می‌توانید از جداول میله‌ای، نمودارها، فرمول‌ها و توابع به طرق مختلف بهره‌برداری کنید. آموزش اکسل، برخلاف آنچه به نظر می‌رسد، تنها به کار با اعداد محدود نمی‌شود. شما می‌توانید متن، تصاویر، ویدئو و سایر موارد را برای تسهیل در مدیریت و مشاهده اطلاعات به آن اضافه کنید. 

کاربردهای عمومی آموزش اکسل

• – مدیریت بودجه: برای خانواده‌ها یا کسب‌وکارها 
• – مدیریت فاکتورها و رسیدها 
• – پیگیری پروژه‌ها، تأمین‌کنندگان، مشتریان و سوابق سلامت 
• – مدیریت برنامه‌ها و تقویم‌ها 
• – ایجاد چک‌لیست و لیست وظایف 
• – محاسبات مالی، وام، بدهی و صورت‌حساب‌ها 
• – مدیریت دارایی‌ها 

این فهرست کاربردهای آموزش اکسل به همین جا ختم نمی‌شود. اما برای استفاده مؤثر و آموزش اکسل در هر زمینه‌ای، باید به برخی نکات توجه کنید. 

آشنایی با اصطلاحات اکسل 

در طول آموزش اکسل با اصطلاحات و عبارات مختلفی مواجه خواهید شد. آشنایی با این مفاهیم به شما کمک می‌کند تا مطالب را بهتر درک کنید. زمانی که اکسل را باز می‌کنید، با کتاب کار مواجه می‌شوید.

این کتاب شامل صفحات گسترده است و می‌تواند چندین صفحه داشته باشد. با استفاده از تب‌های موجود در پایین صفحه، می‌توانید به صفحات مختلف دسترسی پیدا کنید. صفحات گسترده از بلوک‌های کوچکی به نام سلول تشکیل شده‌اند. هر سلول می‌تواند حاوی داده‌هایی از جمله اعداد، حروف، تصاویر و حتی فرمول‌ها باشد.

سلول‌ها وظیفه ذخیره‌سازی این اطلاعات را بر عهده دارند. شما می‌توانید داده‌ها را به‌طور مستقیم در سلول‌ها وارد کنید یا از نوار فرمول بالای صفحه استفاده کنید. در سمت چپ نوار فرمول، جعبه‌ای برای نمایش نام سلول‌ها وجود دارد. به‌طور پیش‌فرض، این جعبه نشان‌دهنده موقعیت سطر و ستون هر سلول است. برای مثال، اولین سلول در گوشه بالای سمت چپ صفحه، A1 نام دارد که A نمایانگر ستون و 1 نمایانگر سطر است. 

آموزش اکسل درباره تب‌ها

• File: این تب به شما امکان ایجاد یک کتاب‌کار جدید، باز کردن کتاب‌کارهای قبلی، و انجام عملیات‌هایی چون ذخیره، چاپ و به اشتراک‌گذاری صفحات را می‌دهد. 
• Home: شامل ابزارهای مربوط به کلیپ‌بورد، تنظیمات فونت، چیدمان، اعداد، استایل‌ها و ویرایش سلول‌ها است. 
• Insert: برای افزودن جداول، رسم نمودارها، درج تصاویر، فیلترها و لینک‌ها استفاده می‌شود. 
• Page Layout: به تنظیم ظاهر صفحه و اعمال عمومی مرتبط با صفحه می‌پردازد. 
• Formulas: این تب به شما امکان انتخاب و مدیریت فرمول‌ها و توابع را می‌دهد. 
• Data: شامل عملکردهایی برای دریافت و انتقال داده‌ها، مشاهده جستارها، مرتب‌سازی و فیلتر کردن است. 
• Review: ابزارهایی برای ویرایش، تنظیمات دسترسی، زبان و تفسیر داده‌ها را در خود دارد. 
• View: گزینه‌هایی برای تغییر نمای کتاب‌کار، تنظیمات بزرگنمایی و کار با پنجره‌های اکسل را ارائه می‌دهد. 

فراموش نکنید که از جعبه “Tell me what you want to do” استفاده کنید. در این بخش می‌توانید کلمات کلیدی مرتبط با نیازهای خود را وارد کنید تا به نتایج و راهنمایی‌های مناسب دسترسی پیدا کنید. 

آموزش ابزارهای دسترسی سریع در اکسل

این ابزار در بالای پنجره اکسل قرار دارد و به شما اجازه می‌دهد تا به سرعت اقداماتی مثل Undo و Redo را انجام دهید. همچنین امکان ذخیره‌سازی سریع را نیز فراهم می‌کند. اگر با نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس آشنا هستید، باید با این ابزار نیز آشنا باشید. 

محاسبه میانگین 

اگر بخواهید میانگین گروهی از سلول‌ها را محاسبه کنید، ابتدا سلول مورد نظر برای نمایش نتیجه را انتخاب کنید. سپس، به جای کلیک بر روی دکمه AutoSum، روی فلش کوچک کنار آن کلیک کنید. اکسل مجدداً اعداد را شناسایی کرده و سلول‌ها را هایلایت می‌کند. پس از مشاهده فرمول، کلید Enter را فشار دهید تا نتیجه نهایی را ببینید. 

فرمول‌های ساده: ابزار جمع خودکار 

یکی از کارآمدترین ابزارها در اکسل که می‌تواند به بهبود کارایی شما کمک کند، ابزار جمع خودکار (AutoSum) است. این ویژگی به شما اجازه می‌دهد تا به سادگی و با سرعت بالا محاسبات خود را انجام دهید و از اشتباهات محاسباتی جلوگیری کنید. اگر از اکسل برای مدیریت پروژه‌هایی مانند دخل و خرج یا وام استفاده می‌کنید، این ابزار به شدت به کارتان می‌آید. 

• قابلیت‌های ابزار جمع خودکار 

این ابزار می‌تواند عملیات‌هایی مانند جمع، میانگین، شمارش و پیدا کردن کمینه و بیشینه را بر روی یک ستون، سطر یا گروهی از سلول‌ها انجام دهد. برای دسترسی به AutoSum، می‌توانید دکمه آن را در نوار بالای پنجره در تب Home و در سمت راست پیدا کنید. همچنین، امکان دسترسی به این ابزار از طریق تب Formulas نیز وجود دارد. 

آموزش AutoSum در اکسل

برای استفاده از AutoSum، ابتدا سلولی را که می‌خواهید نتیجه جمع در آن نمایش داده شود، انتخاب کنید. سپس بر روی دکمه AutoSum کلیک کنید. اکسل به طور خودکار اعداد قابل جمع را شناسایی کرده و آن‌ها را هایلایت می‌کند. فرمولی مشابه این خواهید دید: `=SUM(C2:C7)`. 

• *نکته: علامت مساوی (`=`) نشان‌دهنده آغاز یک فرمول در اکسل است. `SUM` تابعی است که برای جمع استفاده می‌شود و `C2:C7` محدوده سلول‌هایی است که شامل اعداد می‌باشند. اگر اطلاعات انتخاب شده درست به نظر می‌رسد، با فشار دادن کلید Enter محاسبات انجام می‌شود و نتیجه در سلول انتخاب شده نمایش داده می‌شود.

مدیریت تغییرات و صفحات در آموزش اکسل

در ادامه آموزش اکسل به دیگر حالت‌های اکسل ویژگی‌های آن می‌پردازیم. 

• بازگشت به حالت قبلی (Undo) :اگر اشتباهی مرتکب شدید و می‌خواهید تغییرات را به حالت قبلی برگردانید، کافی است بر روی گزینهٔ Undo کلیک کنید. با یک بار کلیک، آخرین تغییر شما revert می‌شود. همچنین، با کلیک روی فلش کنار این گزینه، می‌توانید فعالیت‌های مختلف را مشاهده کرده و به طور همزمان چندین تغییر را به حالت اولیه برگردانید. 
• دوباره انجام‌ دادن (Redo) :پس از استفاده از گزینهٔ Undo، گزینهٔ Redo فعال می‌شود. این گزینه به شما امکان می‌دهد یکی از تغییراتی که به حالت قبلی برگردانده‌اید را دوباره انجام دهید. مشابه گزینهٔ Undo، با کلیک بر روی فلش کوچک کنار Redo، می‌توانید چندین تغییر را به صورت همزمان دوباره اعمال کنید. 
• ذخیره‌سازی سریع :دکمهٔ Save به شما این امکان را می‌دهد که به سرعت فایل فعلی را با همان نام ذخیره کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری کرده و تغییرات خود را حفظ کنید. 
• مدیریت صفحات در اکسل  :مدیریت چندین صفحه در اکسل کار دشواری نیست و شما می‌توانید به راحتی چند صفحه را به طور همزمان باز کنید. برای مثال، می‌توانید یک صفحه را برای گزارش ماهانه و صفحه‌ای دیگر را برای گزارش سالانه استفاده کنید. 

نامرئی و مرئی کردن سطرها و ستون‌ها 

علاوه بر این، می‌توانید سطرها یا ستون‌های مورد نظر را نامرئی یا مرئی کنید. برای این کار، از گزینه‌های Hide و Unhide در منوی قبلی استفاده کنید. برای درج یا حذف یک سلول نیز می‌توانید از روش مشابه استفاده کنید. در این حالت، پنجره‌ای باز خواهد شد که از شما درباره وضعیت تغییر جایگاه سلول‌ها سؤال می‌کند. گزینه مناسب را انتخاب کرده و سپس روی OK کلیک کنید. 

آموزش جابجایی سطر، ستون یا سلول در اکسل

اگر قصد دارید یک سطر، ستون یا سلول را به نقطه‌ای دیگر در صفحه جابجا کنید، باید چند نکته را در نظر داشته باشید. ابتدا، سطر یا ستون مورد نظر را طبق مراحل قبلی انتخاب کنید. سپس نشانگر ماوس را روی ناحیه انتخابی نگه‌دارید تا دو فلش (بالا، پایین، چپ و راست) ظاهر شوند. با نگه‌داشتن کلیک چپ ماوس، آن را به محل دلخواه بکشید و سپس کلیک را رها کنید. 

در اینجا باید مراقب باشید که ممکن است سطر، ستون یا سلول را به محلی ببرید که قبلاً سلول دیگری در آنجا وجود داشته است. در این صورت، پنجره‌ای باز می‌شود و از شما می‌پرسد آیا می‌خواهید جایگزین کنید یا خیر. اگر قصد دارید جایگزینی انجام دهید، دکمه OK را فشار دهید. در غیر این صورت، با انتخاب Cancel می‌توانید به حالت قبلی برگردید. 

تغییر اندازه سطر یا ستون در آموزش اکسل

شاید بخواهید اندازه سطرها یا ستون‌های موجود در صفحه را به یک اندازه خاص تغییر دهید، فارغ از محتوای آن‌ها. خوشبختانه، تغییر اندازه سطرها و ستون‌ها بسیار ساده است و به دو روش انجام می‌شود. 

روش اول 

روی سطر یا ستون مورد نظر کلیک راست کنید و گزینه‌های Column Width یا Row Height را انتخاب کنید. در پنجره‌ای که باز می‌شود، اندازه کنونی را مشاهده خواهید کرد. سپس می‌توانید این مقدار را به عدد دلخواه تغییر داده و روی OK کلیک کنید. 

روش دوم 

روش دیگر این است که ابتدا سطر یا ستون مورد نظر را انتخاب کنید. نشانگر ماوس را روی مرز آن قرار دهید تا نشانگر به شکل فلش تغییر کند. سپس کلیک چپ را نگه‌دارید و آن را به سمت دلخواه بکشید تا اندازه مورد نظر را تنظیم کنید. 

تنظیم اندازه بر اساس داده‌ها 

در این بخش از آموزش اکسل، برای تنظیم خودکار اندازه سطرها و ستون‌ها بر اساس مقدار داده‌ها، کافی است کل صفحه را انتخاب کنید. برای این کار، از گوشه بالا و سمت چپ صفحه، مثلث بالای ستون A و ردیف 1 را انتخاب کنید. 

سپس نشانگر ماوس را روی خط میان دو ستون نگه‌دارید تا نشانگر به شکل فلش چهار جهته تغییر کند. با دو بار کلیک در آن ناحیه، اندازه ستون‌ها به صورت خودکار با توجه به داده‌های موجود تنظیم می‌شود. همین کار را برای سطرها نیز انجام دهید. این روش به شما کمک می‌کند تا به راحتی و به صورت بهینه فضای صفحه را مدیریت کنید. 

قالب‌بندی در اکسل 

آموزش اکسل و استفاده از آن ابزارهای متنوعی برای قالب‌بندی صفحات در اختیار شما قرار می‌دهد، از روش‌های ساده تا پیشرفته. اما این آموزش به طور خاص برای مبتدیان طراحی شده است و به مهم‌ترین و کاربردی‌ترین روش‌های قالب‌بندی می‌پردازد. فرقی نمی‌کند از اکسل برای چه منظوری استفاده می‌کنید؛ قالب‌بندی صحیح سطرها، ستون‌ها و سلول‌ها به شما کمک می‌کند داده‌های خود را به شکلی واضح‌تر مشاهده کنید. مثلاً می‌توانید از سطر اول برای درج سرعنوان‌ها استفاده کنید.

برای بهبود نمای سطر اول، کافی است آن را انتخاب کرده و از تب Home گزینه‌های قالب‌بندی مورد نظر را انتخاب کنید. در اینجا می‌توانید متن را پررنگ کنید، سایه بزنید و رنگ فونت را تغییر دهید. 

1. سطر اول را انتخاب کنید.
2. روی Bold کلیک کنید.
3. روی فلش کوچک کنار Fill Color کلیک کرده و رنگ دلخواه خود را انتخاب کنید.
4. روی فلش کوچک کنار Font Color کلیک کنید و رنگ مناسب را تعیین کنید.

این تنظیمات به طور خودکار برای تمام داده‌های سطر اول اعمال می‌شود. اگر فقط چند سلول خاص دارید، می‌توانید آن‌ها را انتخاب کرده و مراحل بالا را دنبال کنید. 

قالب‌بندی تاریخ، واحدها و اعداد اعشاری 

اگر در حال ایجاد صفحه‌ای برای پیگیری داده‌ها هستید، قالب‌بندی پیش‌فرض برای تاریخ و واحدها معمولاً ساده است. این کارها را می‌توانید به راحتی از تب Home انجام دهید. اگر یکی از ستون‌ها را به تاریخ اختصاص داده‌اید، مثلاً برای ثبت زمان ورود داده‌ها یا تاریخ خرید، مراحل زیر را در آموزش اکسل دنبال کنید: 

1. سطر، ستون یا سلول مورد نظر برای درج تاریخ را انتخاب کنید.
2. در نوار بالای پنجره، زیر Number، روی فلش کنار General کلیک کنید.
3. گزینه‌های Short Date یا Long Date را انتخاب کنید.

با انتخاب Long Date، نیازی به وارد کردن دستی تمام تاریخ‌ها نیست. به عنوان مثال، اگر 2/14/18 را وارد کنید، به طور خودکار به Wednesday, February 14, 2018 تبدیل می‌شود. اگر صفحه‌ای برای مدیریت بودجه، لیست قیمت‌ها یا صورتحساب دارید، می‌توانید به سادگی واحدهای مختلف را قالب‌بندی کنید. 

 نتیجه گیری 

این روش‌های آموزش اکسل به شما کمک می‌کنند تا به راحتی داده‌هایتان را مدیریت کنید و از امکانات اکسل به بهترین شکل بهره‌برداری کنید. با استفاده از این تکنیک‌ها، می‌توانید کارایی خود را در اکسل افزایش دهید و فرآیندهای کاری‌تان را تسهیل کنید. 

بیشتر بخوانید:

نرم افزار اکسل چیست

آموزش مجازی حسابداری در اکسل

مشکلات عمومی پرینتر لیزری + راه حل

آموزش مجازی ICDL